Coordinación eficaz de Reuniones

El director o equipo directivo de una institución tiene una tarea muy importante: llevar a cabo reuniones periódicas con el resto de la comunidad educativa, sean docentes, padres, u otros. Pero esta tarea lleva su tiempo y necesita una coordinación eficaz, como dice Manuel Alvarez. Para ello, les dejamos algunos items para tener en cuenta a la hora de programarla extraídos del texto "El equipo Directivo. Recursos técnicos de Gestión" 2007. Ed. Popular.

La primera condición para el éxito es convocar a una reunión cuando verdaderamente es necesaria, y conocer los mecanismos que interviene en su desarrollo.De este modo, la preparación debe prever todos los aspectos para su planeamiento:

• Temas a tratar: deben provocar el interés de los miembros. El coordinador debe preparar un documento en el que estés explícitos los temas del día y si es necesario debe compartirlo al resto de los participantes.
• El tiempo: Prever el tiempo necesario para la reunión y su finalización.
• El lugar: debe ser apropiado y cómodo para la cantidad de miembros.
• Personas convocadas: hacerles llegar a todos y cada uno la invitación o aviso de la reunión, para evitar malentendidos y desencuentros.
• Estrategia y metodología a utilizar: dependiendo del carácter que tenga la reunión (informativa, de y trabajo, ejecutiva, formativa, etc.) deberá pensarse la metodología para llevarla a cabo.

Conducir una reunión, para el autor significa:

Ejemplo: Un método sencillo, extraído del texto: 

El coordinador divide un folio en dos partes (Puede usar una pizarra, pizarrón, proyector, afiche, etc,): 

DERECHA:  registra ideas interesantes, opiniones, señalamientos que hacen los miembros sobre el tema que se está tratando. Aquello que llamas más su atención o a lo que dan más importancia.

IZQUIERDA: se registra ideas alternativas a lo que se expone.

Cuando el grupo se va de tema, o se estanca, el coordinador lee la lista registrada y realiza una síntesis de la discusión, relanzando el debate si considera que aún se puede seguir trabajando. De lo contrario, resume los temas y sus principales propuestas.

Como este, hay muchos otros métodos que se utilizan diariamente en las instituciones. ¿Cuáles llevan a cabo en la tuya?